Gestión de Proyectos. En qué consisten sus procesos y áreas.

La dirección de proyectos no es nueva y ha estado en uso por cientos de años. Como ejemplos de resultados de esos proyectos se pueden nombrar:

• Las pirámides de Giza,
• El Taj Mahal,
• Los dispositivos portátiles,
• La publicación de un libro,
• Etc.

Los resultados de estos proyectos surgen de la aplicación por parte de líderes y directores, de prácticas, principios, procesos, herramientas y técnicas de dirección de proyectos en su trabajo.

A lo largo de los años, estas prácticas, habilidades y conocimientos de gestión de proyectos, tan necesarios, han sido mejorados y recogidos en una guía publicada por el Project Management Institute (PMI), llamada Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK), siendo éste el enfoque metodológico más extendido para la gestión de proyectos.

En este post, os queremos resumir brevemente en qué consiste la Dirección de Proyectos, cuáles son los grupos de procesos de la dirección de proyectos y cuáles son las áreas de conocimientos de la dirección de proyectos.

Qué es un proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal (principio y final definidos) para crear un producto, un servicio o un resultado único.

El final se alcanza cuando:

• Se logran los objetivos del proyecto.
• Se cancela al no poderse cumplir los objetivos.
• Desaparece la necesidad que dio lugar al origen del proyecto.

 

El resultado de un proyecto puede ser:

• Un producto que sea componente de otro o un final en sí mismo.
• La capacidad de crear un servicio
• Un documento, un nuevo proceso…

 

Por qué gestionamos proyectos

Porque es la manera de ejecutar la estrategia de la empresa (sea cual sea).

Grupos de procesos de la dirección de proyectos

Un Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos es un agrupamiento lógico de procesos de la dirección de proyectos con el fin de alcanzar objetivos específicos del proyecto.

Se agrupan en los siguientes 5 Grupos de Procesos:

• Inicio: Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de proyecto.
• Planificación: Proceso requerido para establecer el alcance del proyecto, refinar objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
• Ejecución: Proceso realizado para completar el trabajo previamente definido en el plan para la dirección del proyecto, con el fin de satisfacer los requisitos del mismo.
• Monitoreo y Control: Proceso requerido para seguir, analizar y regular el proceso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas que requieran cambios, y para iniciar dichos cambios.
• Cierre: Proceso llevado a cabo para completar o cerrar formalmente el proyecto, fase o contrato.

Áreas de conocimiento de la dirección de proyectos

Además de los grupos de procesos comentados, éstos se categorizan por áreas de conocimiento. Un área de conocimiento es un área identificada de la dirección de proyectos que viene definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe como procesos, prácticas, entradas, salidas herramientas y técnicas que la componen.

Son 10 las áreas de conocimiento identificadas y descritas en el PMBOK.

1. Gestión de la Integración del Proyecto: Incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar y unificar, así como coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto.
2. Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye todos aquellos procesos que sean necesarios para garantizar que el proyecto incluye el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito.
3. Gestión del Cronograma del Proyecto: Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.
4. Gestión de los Costos del Proyecto: Incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiación, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. Gestión de la Calidad del Proyecto: Incluye los procesos para incorporar la política de calidad de la organización, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados.
6. Gestión de los Recursos del Proyecto: Incluye los procesos necesarios para identificar, adquirir, y gestionar los recursos necesarios para la concluir el proyecto con éxito.
7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Incluye aquellos procesos requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, gestión, almacenamiento de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación requerida, implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto.
9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Son aquellos procesos necesarios para la compra o adquisición de productos, servicios o resultados requeridos por fuera del equipo del proyecto.
10. Gestión de los Interesados del Proyecto: Incluye aquellos procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, con el fin de analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto. De esta manera se pueden desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y ejecución del proyecto.

La siguiente tabla muestra la correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

 

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NUESTRO CONSEJO: Nuestra vida se compone de muchos proyectos. Levantarse cada mañana y llegar al trabajo es un proyecto, ya que se compone de un inicio y de un final. Para ello, gestionamos nuestro tiempo (sabemos cuánto duran las tareas que tenemos que realizar antes de salir de casa), planificamos (elegimos la ruta más adecuada para llegar a nuestro destino), ejecutamos acciones…

En cualquier tipo de empresa (panadería, tienda de ropa, escuela, empresa de servicios, de producción) llevamos a cabo proyectos que se alinean con los objetivos y la estrategia de la misma. Pero para que estos no fracasen, es necesario gestionarlos adecuadamente, en todas sus áreas y en todos sus grupos de procesos.

No todos los proyectos son iguales, y por tanto, las herramientas y la gestión de áreas no siempre se aplican de la misma forma.

Cuéntanos tu caso, tu proyecto, qué dificultades estáis teniendo. Nosotros analizamos los puntos fuertes y débiles de la gestión de tu proyecto y estudiamos cómo y dónde mejorar. Contacta con nosotros sin compromiso.